Alle logistiek rondom vergaderen eenvoudig geregeld

Alle logistiek rondom vergaderen eenvoudig geregeld

Vergadermanagementsysteem

Uw vergaderzalen zijn ingericht en op orde. Wellicht voldoen ze zelfs aan de modernste eisen. Dan mag een vergadermanagementsysteem niet ontbreken. Van ruimtes reserveren tot aanvullende diensten boeken; met een goed reserveringssysteem regelen u en uw medewerkers het in een handomdraai.

Beheer van vergaderzalen

Elke organisatie heeft zo zijn eigen manieren van vergaderen. Van overleggen in een centrale grote vergaderruimte tot keuze uit meerdere flexibele ruimtes – of beide. Hoe groter de organisatie, hoe meer keuze er over het algemeen is. Zeker in het geval van bedrijfsverzamelgebouwen en flexkantoren. Goed beheer van vergaderzalen is belangrijk voor een efficiënt werkproces. Dubbele boekingen of leegstand van zalen door onnodige boekingen en no-shows kunnen tot de nodige frustratie leiden. Bij Gispen kunt u terecht voor een gebruiksvriendelijk online reserveringssysteem voor vergaderzalen; Reflex RoomManager. Een modulair systeem met veel extra functionaliteiten.

 

Dienst vergadermanagement systeem

Wat kunt u verwachten?

In de kern zorgt het vergadermanagementsysteem uiteraard voor het snel en eenvoudig reserveren van zalen. Via het vertrouwde Outlook plant u een afspraak in en reserveert u direct een passende ruimte. U krijgt daarbij een overzicht van aanwezige faciliteiten, zoals beamer en scherm. Maar er is nog veel meer mogelijk – het systeem helpt u om alle vergaderlogistiek te regelen. Vanaf elke locatie, via mobiel, tablet, laptop of desktop.

Extra mogelijkheden van het systeem zijn bijvoorbeeld:

- het boeken van aanvullende diensten zoals koffie of een lunch

- zaalschermen (bij de vergaderzaal of bij de ingang ervan) waarop gebruikers zich aan- en afmelden, zodat u real time inzicht krijgt in het werkelijke gebruik van een vergaderruimte

- welkomstscherm(en) in de hal of bij de receptie met een overzicht van zalen en reserveringen

Dienst vergadermanagement systeem

Wat is uw winst?

De grootste winst is dat u alle logistiek rond vergaderen in één klap georganiseerd heeft. Willen gebruikers zoeken op specifieke ruimtes op een bepaalde etage? Of is men op zoek naar een passende ruimte voor een bepaald aantal personen én moet deze ruimte specifieke faciliteiten bieden? Met het vergadermanagementsysteem is het snel geregeld. Dat bespaart u en uw medewerkers tijd (en dus geld). Dubbele boekingen en andere logistieke knelpunten behoren tot het verleden. En u krijgt inzicht in het gebruik van uw vergaderzalen tot in detail.

Online demo

Heeft u interesse in het vergadermanagementsysteem, dan kunt u voor een eerste indruk een vrijblijvende online demosessie aanvragen. Neem hiervoor contact met ons op.

 



Dienst vergadermanagement systeem

loader