De kern van Scrum is een multidisciplinair en zelfsturend team

De kern van Scrum is een multidisciplinair en zelfsturend team

Wat vraagt Scrum
van uw kantoorinrichting?

Agile werken. De Scrum methode. Voor organisaties als TomTom en NS is het niet meer weg te denken uit hun werkwijze. Ook andere klanten van Gispen vragen steeds vaker naar werkplekken die geschikt zijn voor Scrum teams. Wat houdt ‘Scrummen’ eigenlijk in én welke impact heeft het op uw kantoorinrichting? Onze interieurontwerper Rob Lotstra licht het toe en beantwoordt 7 vragen.

Inrichtingsadvies

Hoe ziet úw ideale werkomgeving eruit? Dat bepalen we samen. We kijken naar de ontwikkelingen binnen de sector die voor u relevant zijn. We zetten de belangrijkste activiteiten binnen uw organisatie op een rij. Om zo te komen tot een optimale werkomgeving die recht doet aan uw medewerkers en de gewenste activiteiten.

'Verandering is een constante in iedere organisatie, op ieder moment'

Rob Lotstra Interieurarchitect Gispen

Neem contact met mij op

* Vereiste velden

Waar staan ‘agile’
&‘Scrum’ voor?

Rob Lotstra: Agile betekent wendbaar in het Engels. Scrum is één van de manieren om agile te werken. Het is eigenlijk een term uit de rugbywereld: de koppen bij elkaar steken om tot een oplossing te komen. Een vergelijking met de traditionele werkwijze maakt het duidelijker.

Bij een traditionele aanpak heb je een vaststaand, lineair proces als het gaat om productontwikkeling. Je start met een programma van eisen, dan volgt er een schetsfase, een definitief plan en uiteindelijk een concreet product. Het nadeel hiervan is dat er gedurende de looptijd van een project vaak al veel verandert.

De wereld om je heen verandert, het programma van eisen kan veranderen, doelen worden bijgesteld. Borduur je voort op ‘oude’ aannames of keuzes, dan kan er uiteindelijk een product ontstaan dat alweer achterhaald is. Zeker in de wereld van apps en softwareontwikkeling – zoals we zien bij TomTom en NS – gaan de veranderingen razendsnel. Het is dan veel effectiever om op een Scrum manier te werk te gaan.

Hoe ziet dat er concreet uit?

De kern van Scrum is een multidisciplinair en zelfsturend team. In dit team heb je alle competenties in huis om een eindproduct te maken. Heb je externen nodig? Dan haal je deze ook bij je team. Dit team levert vervolgens om de paar weken een product op.

Vaak wordt gewerkt in zogenaamde ‘sprints’ van twee tot vier weken. Iedere sprint leidt tot een werkend stuk/product. Binnen de sprint wordt al het werk gedaan dat in andere methodes over meerdere fasen verdeeld is. Elke sprint wordt zowel met elkaar als met de klant geëvalueerd.

Binnen het team heb je een ‘product owner’ die de afspraken met de klant formuleert en die het programma van eisen up-to-date houdt. De ‘Scrum master’ monitort elke dag of het proces loopt zoals het zou moeten lopen.


Scrummen - Agile werken uitgelegd | Gispen


Daarvoor zijn er ‘daily standups’: een kort werkoverleg met het hele team dat dagelijks – of soms zelfs meerdere keren per dag – plaatsvindt.

Iedereen beantwoordt dan drie vragen: wat heb ik gedaan, wat ga ik doen, en welke eventuele knelpunten moeten we oplossen om binnen twee weken iets op te leveren?

Het grootste verschil met de traditionele werkwijze is dat op deze manier continu zaken aangepast of bijgesteld kunnen worden. 
Zodat uiteindelijk ook écht gebouwd of ontwikkeld wordt wat nodig is.

Wat vraagt dit van de inrichting
van een kantoor?

De kantooromgeving is in het ideale geval net zo dynamisch als deze werkwijze. De daily standup wil je het liefst óp de werkvloer doen: kort bij elkaar komen en overleggen, in je fysieke omgeving. 


Waarbij de teams vaak ook heel fysiek, op papier in plaats van online, communiceren. Denk aan aantekeningen op wanden, muren, whiteboards. En aan post-its, fases en stappen. Dat vraagt om dynamische overlegplekken.

En dan zijn er nog twee extra aandachtspunten. Ten eerste wisselt bij veel organisaties de grootte van de Scrum teams. Deze wisselen van samenstelling, of wensen net weer een andere inrichting. 

Ten tweede zit er – zoals vaak in de kantooromgeving – een spanningsveld tussen individueel werken en concentreren aan de ene kant, tegenover groepswerk en overleggen aan de andere kant.

Werken er meerdere Scrumafdelingen naast elkaar in een open ruimte, dan vraagt dat extra aandacht voor de visuele en auditieve privacy. Visuele rust en een prettige akoestiek zijn dan nog belangrijker.


Agile werken en scrummen | Gispen

Hoe kun je aan deze uitdagingen
tegemoet komen?

Dat hangt helemaal af van de wensen van de klant. En voor een deel is het ook persoonlijke smaak. 


Zo zijn er organisaties die graag een aparte Scrum ruimte willen hebben. Vaak in de buurt van de werkplekken, waarbij men voornamelijk staand overlegt aan bijvoorbeeld grote ronde statafels met een enkele kruk. Dit vraagt een actieve bijdrage. Het heeft ook de voorkeur boven een bank of loungestoelen; je hersenen zijn namelijk aantoonbaar minder actief als je achteruit gaat hangen.


Vaak wordt Scrum gecombineerd met de echte werkplek. Denk dan naar Amerikaans voorbeeld aan een ‘bull pit’: een hoefijzervormige opstelling met in het midden een Scrumtafel. En op de wanden rondom alle ruimte om veel informatie met elkaar te delen.

Zijn Scrum werkplekken
Arbo-verantwoord?

Je kunt je afvragen of elke werkplek Arbo-volwaardig moet zijn. Voor mensen die incidenteel aanschuiven, kun je ook gebruikmaken van aanlandplekken. Ook hier kijken we weer naar de situatie en wensen van onze klanten: hoe groot is een ruimte? Wil men volledig Arbo-volwaardige werkplekken of kiest men voor aanlandplekken? Ga je voor hoog zitten of laag zitten? In principe is alles mogelijk.



Agile werken en scrummen toegelicht | Gispen

Scrum biedt veel voordelen.
Zijn er ook nog kanttekeningen?

Eén van de aspecten van agile werken is dat het veel meer op het product is gericht, op het maken en afleveren van iets tastbaars. In plaats van een documentenstroom te creëren waar veel energie in gaat zitten. ‘Niet lullen maar poetsen’ dus als het ware. Een kanttekening hierbij is dat er weinig formeel wordt vastgelegd. 


De energie gaat volledig naar communicatie over het product, direct binnen het team en niet in documenten met feedback of analyses. Voordeel hiervan is weer dat je veel efficiënter aan het product werkt en niet aan de randvoorwaarden.


Agile werken en scrummen toegelicht | Gispen


Werk je zelf eigenlijk ook ‘agile’ binnen Gispen?


Aspecten van agile werken passen we zeker toe. Tijdens het ontwerpproces werken we nauw samen met alle betrokkenen en hebben we veel contactmomenten. Zo ontstaan er minder verrassingen tussen de drie ontwerpstappen: van schetsontwerp naar voorlopig ontwerp en uiteindelijk het definitief ontwerp.

Agile werken is dus ook toepasbaar voor andere branches dan de softwareontwikkeling of – nog een ander bekend voorbeeld – de auto-industrie. Zeker bij innovatie is er denk ik veel winst mee te behalen.

Producten die helpen

Hieronder ziet u een selectie meubilair met belangrijke voordelen voor een dynamische werkplek.
loader