Een werkomgeving met toekomst: hoe zorg je daarvoor?

Hybride werken. De nieuwe werkrealiteit. Je hoort en leest er overal over. Ja, corona heeft onze werkrealiteit blijvend veranderd. Maar het goede nieuws is: uw onderwijs-, zorg- of werkomgeving hoeft niet per se volledig ‘om’. Onze interieurarchitect Rob Lotstra ondersteunt organisaties bij het creëren van toekomstbestendige werkomgevingen. Onlangs nog liet hij samen met FMHaaglanden zien hoe je slim kunt inspelen op veranderingen.

Wat is een ‘toekomstbestendige’ werkomgeving in jouw ogen?

Dat is een werkomgeving die wanneer er vandáág iets wijzigt, mórgen niet ineens volledig op zijn kop hoeft. De bestaande inrichting wordt niet plotsklaps overbodig. Een andere routing, herschikking van meubilair, uitleg over hoe ruimten ook anders kunnen worden gebruikt en bijvoorbeeld aangepaste aankleding zijn voldoende om weer vooruit te kunnen. Veranderingen zijn er altijd! Dat is een belangrijk uitgangspunt. In je huisvestingsoplossingen kun je daarop voorsorteren. Soms zijn veranderingen bijna allesoverheersend, zoals bij de coronapandemie. Een dergelijke pandemie heeft als gevolg dat bepaalde ontwikkelingen versneld plaatsvinden. Sommige organisaties waren al voorzichtig bezig met hybride werkvormen en vaker op afstand samenwerken. Bij andere organisaties wordt daar nu volop op ingezet.

Voor FMHaaglanden ontwierp jij een pop-up kantoor. Een mooi voorbeeld van slim en toekomstbestendig inrichten

In eerste instantie was de nieuwe werkrealiteit geen uitgangspunt binnen deze opdracht. Wel werden wij gevraagd om slim mee te denken over een tijdelijke, duurzame inrichting, die later ook op andere plekken ingezet kon worden. FMHaaglanden (een centraal facilitair dienstverlener van de Rijksoverheid in de regio Den Haag) vroeg ons om een volwaardige kantooromgeving in te richten in een leegstand pand, Terminal Noord, vlakbij het Centraal Station in Den Haag. Dit pand kon maximaal vier jaar gebruikt worden. We moesten dus denken in flexibele en duurzame oplossingen. Erg gaaf om hieraan te werken.

Toen ik het pop-up interieur aan het ontwerpen was, beseften we dat de pandemie blijvende impact zou hebben, en dat we rekening moesten houden met structureel thuiswerken van medewerkers. Gaandeweg besloten we daarom de focus nóg meer op ontmoeten te leggen. Nu organisaties meer hybride gaan werken, zal er extra behoefte zijn aan ontmoetingsruimtes. Medewerkers in het pop-up kantoor in Terminal Noord moesten volop de ruimte krijgen om elkaar te ontmoeten en samen te werken, naast geconcentreerd en individueel werken.

Hoe doe je dat, meer ruimte bieden voor ontmoeting en samenwerking?

Het pop-up kantoor telt meerdere werkverdiepingen. We hebben de zijbeuken van elke verdieping ingericht voor geconcentreerd werken. In het midden is er alle ruimte om elkaar te ontmoeten, te scrummen, te brainstormen of samen te werken. Plantenrekken brengen een prettig groen accent aan in de open ruimte en functioneren tegelijk als visuele afscheiding en akoestische oplossing. FMHaaglanden had een primeur, want in dit project pasten we voor het eerst het space-in-space concept MOXX toe. Een innovatieve oplossing om binnen een open werkomgeving toch geconcentreerd te kunnen bellen, videobellen of vergaderen zonder je collega’s te storen, en andersom. MOXX is een prachtige oplossing voor multifunctionele kantoren waar activiteit gerelateerd gewerkt wordt. Het concept kan in principe in elke open ruimte worden ingezet. Bijkomend voordeel is de akoestische werking van de boxen. Bovendien zijn ze eenvoudig te vergroten of verkleinen en te verplaatsen, als veranderingen binnen de organisatie dat vragen.

En wat doe je voor medewerkers die echt even geconcentreerd willen werken?

De focus ligt natuurlijk nooit alleen op ontmoeten en samenwerken. Om binnen een onderwijs-, zorg- of leeromgeving efficiënt te kunnen werken, moet je je ook kunnen afsluiten als dat nodig is. Niet iedereen heeft daar thuis de ruimte voor. Wij denken altijd mee over een optimale zonering. Grofweg kun je een verdieping of een open ruimte indelen in drie zones, van veel naar steeds minder geluid. Je krijgt dan een zone voor rumoer (brainstormen), een zone voor reuring (informeel overleg) en een zone voor rust (geconcentreerd werken). Juist in de tussenruimtes, de overgangsgebieden tussen deze drie zones, zit de ruimte voor flexibiliteit. Door slim te zoneren, in combinatie met de juiste productkeuzes, kun je vlot en eenvoudig inspelen op welke verandering dan ook.

Wat is er nog meer nodig voor een werkomgeving mét toekomst?

Een concrete inrichtingstip: kies voor generieke oplossingen. Hiermee doel ik op de multi-inzetbaarheid van producten. Zo kun je een tafel aanschaffen voor één functie, bijvoorbeeld een klein tafeltje dat je staand gebruikt in een belcel. Die functie is zeer beperkt. Kies liever voor producten die meerdere functies hebben, zoals een MOXX opstelling die geschikt is voor geconcentreerd werken maar ook voor een vergadering kan worden gebruikt. Flexibele inrichtingsoplossingen dus. Denk bij flexibel niet alleen aan verplaatsbaar of verrijdbaar meubilair! Want als alles verrijdbaar is, heb je alles maar ook weer niks. Waar het om gaat, is dat een goede leer-, werk- of zorgomgeving intuïtief is in het gebruik. Een goede inrichting biedt alle gebruikers de vrijheid om te kunnen leren, werken of zorgen op de manier die bij hen past.

Hoe zorg je er tot slot voor dat een inrichting jarenlang meegaat?

Kijk goed naar wat jouw organisatie nodig heeft op de langere termijn. Daar denken we graag in mee. Goed om te weten is misschien, dat Gispen ook maatwerk verzorgt. Dat hoeft niet altijd te betekenen dat we een unieke inrichtingsoplossing voor je ontwerpen! Het is ook heel goed mogelijk om bepaalde oplossingen uit ons standaardassortiment aan te passen op de specifieke manier van werken of de specifieke activiteiten van een organisatie.

Een goede interieurarchitect snapt dat de behoeftes van een organisatie morgen al anders kunnen zijn, en denkt mee over een interieur dat daarin ondersteunt. Maatwerk is dan geen maatpak dat maar op één manier is te dragen, maar een pak dat je op verschillende manieren kunt combineren. Zo ga je bovendien duurzaam met je interieur om.

De professional aan het woord

Hoe ziet úw ideale werkomgeving eruit? Hoe kunnen we slim inspelen op veranderingen in de werkomgeving. Dat bepalen we samen. We kijken naar de ontwikkelingen binnen de sector die voor u relevant zijn. Verandering is een constante in iedere organisatie, op ieder moment. We zetten de belangrijkste activiteiten binnen uw organisatie op een rij. Om zo te komen tot een optimale werkomgeving die recht doet aan uw medewerkers en de gewenste activiteiten.'

Rob Lotstra
Interieurarchitect Gispen